Was man für die Veranstaltung einer Konferenz benötigt

Bei der Organisation einer Konferenz sollte man möglichst systematisch vorgehen, um den gewünschten reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Neben der natürlichen Vorbereitung der Konferenzunterlagen ist die Erstellung einer Checkliste von Vorteil. Ganz oben auf dieser Liste ist jedenfalls die Überprüfung des Konferenzraumes. Folgende Fragen wären hierbei zu klären:

Grundfragen:

  • Ist die Heizung im Winter aktiv bzw. ist im Sommer eine ausreichende Belüftung des Raumes vorhanden.
  • Funktionieren die Lichter und die Steckdosen. Sind ausreichend Kabel und Verteilersteckdosen vorhanden. Es nützt nämlich die beste Ausstattung nicht, wenn der Stromkreis fehlt.
  • Sind genügend Sitzplätze für die Konferenzteilnehmer vorhanden, bzw. ist der Raum groß genug.
  • Welche Bewirtung erfolgt während der Konferenz. Wird schlichtes Mineralwasser serviert, oder ein Getränkemix aus verschiedenen Säften, ev. auch Knabbergebäck. Die entsprechenden Trinkgläser und ev. Servietten sind bereit zu stellen.

Technische Ausstattung:
Abzuklären ist jedenfalls, welche technische Ausstattung für die Konferenz benötigt wird. Ob Notebooks, Drucker, Beamer-Projektor, Leinwand, es ist auf jeden Fall zu empfehlen, dass alle Geräte vor der Konferenz auf ihre Funktion hin geprüft werden. Zu prüfen wäre, ob die Kabelverbindungen zu den Steckdosen gegeben sind, ob die Kabelverbindungen zwischen den einzelnen Geräten kompatibel sind. Achtung, wenn ein Konferenzteilnehmer z.B. ein Notebook mitbringt und dieses an die vorhandenen Geräte anschließen möchte. Hier ist schon vor der Konferenz abzuklären, ob die Geräteverbindungen überhaupt möglich sind. Oft wird für eine Konferenz auch ein Flipcart benötigt. Es wird empfohlen, wenn möglich ein fahrbares Flip-Cart bei jeder Konferenz, irgendwo im Eckbereich zu stellen. Dann ist dieses bei Bedarf sofort zur Verfügung. Zum Flipcart gehören einige entsprechende Stifte. Da die Stifte gerne austrocknen wäre eine kurze Schreibprobe vor der Konferenz von Vorteil.

Konferenzunterlagen:
Meist werden den Konferenzteilnehmern auch entsprechende Unterlagen über das jeweilige Thema vorbereitet. Es wird vorgeschlagen, jedenfalls ein bis zwei zusätzliche Konferenzunterlagen vorzubereiten. Falls ein zusätzlicher Überraschungsteilnehmer erscheint, oder eine Konferenzmappe verschmutzt wird, zB durch ein umgeschüttetes Wasserglas, hat man noch eine Reservemappe zur Hand.
Als Service zu den Unterlagen wird es von den Konferenzteilnehmern immer gerne angenommen, wenn auch Schreibutensilien auf den einzelnen Plätzen bereit liegen. Als krönender Abschluss ev. noch eine Tischkarte, auf welcher der Teilnehmer seinen Namen eintragen kann, oder ein Namensanstecker, welchen der Teilnehmer selbst beschriften kann. Dadurch bekommt die Konferenz eine persönliche Note.

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