Planung einer Konferenz

In großen und kleinen Unternehmen kann es des Öfteren dazu kommen, dass man sich mit Kunden, Partnerunternehmen und auch den eigenen Mitarbeitern treffen muss um wichtige Dinge zu besprechen. Eine solche Konferenz ist also ein wichtiger Bestandteil vom Arbeitstag und s ist es wichtig, dass man Termine wie diesen richtig vorbereitet und sich Gedanken um den Ablauf macht. Nur so wird man Zeit sparen und trotzdem effektiv arbeiten. Zudem ist es auch für die Teilnehmer einfacher sich auf die Besprechung vorzubereiten und den Rest vom Tag besser zu planen.

Planung ist das A und O
Die meisten nehmen sich die Zeit und planen die komplette Konferenz etwa ein bis zwei Wochen vor dem Termin, denn auch die Teilnehmer müssen erst einmal eingeladen werden und sehen, ob sie an diesem Tag kommen können. Nicht zu vergessen ist auch der Ort und in großen Konzernen ist man meist dazu gezwungen einen Raum extra zu mieten und sich für diesen eintragen zu lassen, damit niemand anderen auf diesen zugreifen kann. Je nach Dauer kann es auch ratsam sein ein Catering zu bestellen, damit auch für das leibliche Wohl der Gäste gesorgt ist. Am letzten Tag werden nur noch kleine Vorbereitungen wie die Bestuhlung und die Ausstattung mit technischen Geräten getroffen. Beamer, PC und Projektor müssen funktionieren, damit es nicht zu Verzögerungen kommen kann.

Spannung und Spaß auch bei langen Vorträgen
Sollte die Konferenz über mehrere Stunden gehen, dann ist es wichtig, den Gästen auch eine Pause zu gönnen, denn nur so kann man entspannen und wieder richtig zuhören. Die meisten Personen entscheiden sich auch über die Mittagszeit für einen Besuch in einem Restaurant. Hier lernt man sich besser kennen und auch etwas abschalten. Erst danach kann die Konferenz beendet werden und in den meisten Fällen kommt es auch noch einmal zu Rückfragen zu dem Thema und den genannten Details. Hier kann es bei einigen Themen auch sinnvoll sein, wenn man schon am Tag der Konferenz ein paar Unterlagen mit den wichtigsten Details zusammenstellt und diese dann an die Teilnehmer vor Beginn der Veranstaltung verteilt.

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