Die Konferenzmappe als Aushängeschild
Sie ist übersichtlich, bestens sortiert und Zeichen für Verlässlichkeit. Um alle Gesprächsnotizen, Kontakte und Informationen jeglicher Art übersichtlich auflisten zu können, ist die Verwendung einer professionellen Konferenzmappe unerlässlich. Angeboten werden Mappen in unterschiedlichen Größen (A4, A5) und können individuell gestaltet werden. Sie sind erhältlich in Kunstleder und hochwertigem echten Leder (Rindsleder). Da Materialien aus Kunstleder und echtem Leder extrem viel aushalten, und auch abwaschbar sind, garantieren Konferenzmappen lange und viel Freude mit ihnen zu arbeiten. Auch sind die Mappen mit verschiedenen Verschlüssen erhältlich. Zum Abschließen und mit umlaufenden Reißverschluss. Diverse Einsteckfächer, Faltfächer, Handytasche, Stiftehalter und sehr wichtig eine Einsteckmöglichkeit für eine A4 Schreibblock. Besonders praktisch ist die Dokumentenmappe für Links- und Rechtshänder. Wesentlich ist, dass alle notwendigen Papiere, Dokumente Infos griffbereit verstaut werden können.

Um den ständig wachsenden Ansprüchen unserer Zeit gerecht zu werden, bedarf es einer hochwertigen Verarbeitung aller Materialien, sowie vorausschauend ausgewählten Ausstattungsmerkmalen.

Die richtigen Worte
Ohne das Beherrschen von Fremdsprachen geht heute beruflich gar nichts mehr. Grundkenntnisse werden schon auf dem schulischen Weg vermittelt. Wer geschäftlich jedoch viel im Ausland zu tun hat und internationale Geschäftspartner hat, sollte seine Fremdsprachenkenntnisse perfektionieren. Business Sprachreisen sind daher das A und O der Weiterbildung. Nicht nur, dass auf diesen Sprachreisen wirtschaftliche Vokabeln gelernt werden, sondern auch das sichere Umgehen mit einer Fremdsprache wird trainiert. Nur weil man die Sprache in der Korrespondenz tadellos anwenden kann, ist es für viele noch eine enorme Hemmschwelle fließend zu sprechen. Daher ist berufliches Reisen immer eine gute Möglichkeit seinen Horizont zu erweitern.

Verbindung artverwandter Konferenzen
Durch die kluge Verbindung mehrerer artverwandter Teilkonferenzen gilt die How Design Live 2012 als größte Zusammenkunft von Arbeitgebern und Arbeitnehmern im kreativen Bereich. Das gut geschnürte Konferenzpaket bietet kreativen Köpfen viele Möglichkeiten, über den Tellerrand zu schauen, von erfolgreichen Mitstreitern zu lernen und, bedingt durch das hohe Teilnehmeraufkommen, neue Kontakte zu knüpfen. Ein großes Netzwerk mit verlässlichen Partnern kann für Designer und Freelancer von großem Vorteil sein, was die Teilnahme an einer derartigen Konferenz gerade in diesem Punkt in einem sehr sinnvollen Licht erscheinen lässt. Ohne verlässliche Partner und Kontakte ist es nur sehr schwer, in kreativen Berufen Fuß zu fassen und erfolgreich zu sein.

Zusammenhängende Konferenzen sinnvoll kombinieren
Design und Publishing sind Fähigkeiten, die Freelancer und Manager im kreativen Bereich unbedingt beherrschen sollten. Der Besuch einer renommierten Veranstaltung, in der solche Fähigkeiten vertieft werden, kann demzufolge in keinster Weise als unwichtig oder überflüssig angesehen werden. Wer einen kreativen Beruf ausübt – egal ob als Freelancer, Arbeitnehmer oder Manager – sollte sich demzufolge überlegen, der How Design Live 2012 beizuwohnen. Das umso mehr, da die Teilkonferenzen der in Boston stattfindenden Veranstaltung alle wichtigen Themen bezüglich Design bekannterweise sehr gut abdecken.

Grundfragen:

• Ist die Heizung im Winter aktiv bzw. ist im Sommer eine ausreichende Belüftung des Raumes vorhanden.
• Funktionieren die Lichter und die Steckdosen. Sind ausreichend Kabel und Verteilersteckdosen vorhanden. Es nützt nämlich die beste Ausstattung nicht, wenn der Stromkreis fehlt.
• Sind genügend Sitzplätze für die Konferenzteilnehmer vorhanden, bzw. ist der Raum groß genug.
• Welche Bewirtung erfolgt während der Konferenz. Wird schlichtes Mineralwasser serviert, oder ein Getränkemix aus verschiedenen Säften, ev. auch Knabbergebäck. Die entsprechenden Trinkgläser und ev. Servietten sind bereit zu stellen.

Technische Ausstattung:
Abzuklären ist jedenfalls, welche technische Ausstattung für die Konferenz benötigt wird. Ob Notebooks, Drucker, Beamer-Projektor, Leinwand, es ist auf jeden Fall zu empfehlen, dass alle Geräte vor der Konferenz auf ihre Funktion hin geprüft werden. Zu prüfen wäre, ob die Kabelverbindungen zu den Steckdosen gegeben sind, ob die Kabelverbindungen zwischen den einzelnen Geräten kompatibel sind. Achtung, wenn ein Konferenzteilnehmer z.B. ein Notebook mitbringt und dieses an die vorhandenen Geräte anschließen möchte. Hier ist schon vor der Konferenz abzuklären, ob die Geräteverbindungen überhaupt möglich sind. Oft wird für eine Konferenz auch ein Flipcart benötigt. Es wird empfohlen, wenn möglich ein fahrbares Flip-Cart bei jeder Konferenz, irgendwo im Eckbereich zu stellen. Dann ist dieses bei Bedarf sofort zur Verfügung. Zum Flipcart gehören einige entsprechende Stifte. Da die Stifte gerne austrocknen wäre eine kurze Schreibprobe vor der Konferenz von Vorteil.

Konferenzunterlagen:
Meist werden den Konferenzteilnehmern auch entsprechende Unterlagen über das jeweilige Thema vorbereitet. Es wird vorgeschlagen, jedenfalls ein bis zwei zusätzliche Konferenzunterlagen vorzubereiten. Falls ein zusätzlicher Überraschungsteilnehmer erscheint, oder eine Konferenzmappe verschmutzt wird, zB durch ein umgeschüttetes Wasserglas, hat man noch eine Reservemappe zur Hand.
Als Service zu den Unterlagen wird es von den Konferenzteilnehmern immer gerne angenommen, wenn auch Schreibutensilien auf den einzelnen Plätzen bereit liegen. Als krönender Abschluss ev. noch eine Tischkarte, auf welcher der Teilnehmer seinen Namen eintragen kann, oder ein Namensanstecker, welchen der Teilnehmer selbst beschriften kann. Dadurch bekommt die Konferenz eine persönliche Note.

Für welche Zielgruppe wir organisiert
Zunächst sollte klar sein, an welche Zielgruppe sich die Veranstaltung richtet und wie viele Teilnehmer die Veranstaltung haben soll. Die Teilnehmerzahl beeinflusst maßgeblich die benötigt Raumgröße, die Zielgruppe definiert die Bedürfnisse, die an einen Tagungsort gestellt werden. Richtet sich die Veranstaltung beispielsweise an Geschäftsleute, ist zu erwarten, dass diese mit dem eigenen Auto anreisen. Es müssen also ausreichend Parkplätze vorhanden sein. Damit in der Pause telefoniert werden kann, sollte es einen guten Handyempfang geben. Eine mittelalterliche Burg ist als Tagungsstätte hier nur ratsam, wenn Abgeschiedenheit ein Teil des Seminarprogramms ist.

Schulungen für Studenten
Sind Studenten die Zielgruppe, ist die Möglichkeit, mit öffentlichen Verkehrsmitteln anzureisen, von hoher Bedeutung. Ein exklusiver Tagungsort würde die Teilnehmerbeiträge nach oben schrauben und die Zielgruppe möglicherweise an der Teilnahme hindern. Ist ein Catering erforderlich, sollte geklärt werden, ob die Tagungsstätte einen Exklusivvertrag mit einem Caterer hat oder ob unter einer Auswahl an Caterern zu wählen ist. Vorteilhaft ist es, wenn das Catering in einem anderen Raum als die Veranstaltung aufgebaut wird, dann ist ein störungsfreier Ablauf gewährleistet.

Ist ausreichende Technik vorhanden
Die Frage, ob die benötigte Tagungstechnik vorhanden ist, muss unbedingt vor der Anmietung geklärt werden. In Online Miet-Portalen findet sich eine große Auswahl an Schulungs- und Tagungsräumen für jede Größe und jeden Zweck. Hier kann der Organisator in Ruhe nach dem passenden Veranstaltungsort suchen und alle wichtigen Informationen erhalten.

Planung im Voraus:
Sie wollen eine Reihe wichtiger Leute an einen Tisch bringen und eine Entscheidung erhalten? Dann sollten zunächst auch die Entscheidungsträger auch geladen werden. Dabei sollte man darauf achten, dass vorab keine anderen Konferenzen stattfinden, die ggf. einen oder mehrere Teilnehmer binden. Die Einladung sollte schriftlich versandt werden und nicht unbedingt in einem Word-Dokument aufgeführt sein. Schreiben Sie die Agenda ruhig in die Einladung – so ist es für die Mehrheit einfacher den Termin im Auge zu behalten. Auch die Agenda sollte unbedingt klar sein. Drucken Sie unbedingt notwendiges Material aus und stellen es auch in hinreichender Zahl zur Verfügung, denn die Mehrheit der Teilnehmer hat sich im Vorfeld nicht mit den Informationen beschäftigt. Und wenn die Konferenz länger dauert, sorgen Sie für Fruchtsäfte und Obst statt nur den klassischen Muntermachern Kaffee und Tee

Das Meeting beginnt:
Zugegeben es fällt schwer – aber beginnen Sie pünktlich. Denn in der Regel sind es immer die gleichen Kollegen, die zu spät kommen um damit den anderen Wartenden klar machen zu wollen, wer wichtig ist und wer nicht. Beginnen Sie aber pünktlich, dann spricht sich das herum und so erziehen Sie die Kollegen. Einigen Sie sich vorab auf einen Gesprächsführer, der auch in der Lage ist, „Schwafler“ einzufangen. Auch sollten Sie dafür sorgen, dass das Gespräch nicht sofort zum schwierigsten Teilaspekt durchdringt, sondern klären Sie erst die einfachen Punkte. Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis. Und wer mal richtig innovativ sein möchte, der beginnt ein Meeting mit den Worten „Lassen Sie uns nicht darüber diskutieren, was nicht geht, sondern was wir machen müssen, damit es funktioniert“ und verpflichten alle Teilnehmer auch so zu argumentieren.

Gesprächsführung:
Erinnern Sie immer an das, worauf sich die Gruppe schon geeinigt hat und vor allem verhindern Sie verbale Ausschweifungen. Erinnern Sie immer wieder an die Agenda und den Zeitplan, denn in der Regel sind die wichtigsten Punkte bereits in den ersten Minuten gesagt. Visualisieren Sie auf Flipcharts und machen ggf. auch eine Pause.
Wer diese wenigen Regeln beherzigt, der wird feststellen, dass sich Konferenzen wesentlich einfacher führen lassen, weniger Zeit beanspruchen und in jedem Fall zielorientierter ablaufen.

Planung ist das A und O
Die meisten nehmen sich die Zeit und planen die komplette Konferenz etwa ein bis zwei Wochen vor dem Termin, denn auch die Teilnehmer müssen erst einmal eingeladen werden und sehen, ob sie an diesem Tag kommen können. Nicht zu vergessen ist auch der Ort und in großen Konzernen ist man meist dazu gezwungen einen Raum extra zu mieten und sich für diesen eintragen zu lassen, damit niemand anderen auf diesen zugreifen kann. Je nach Dauer kann es auch ratsam sein ein Catering zu bestellen, damit auch für das leibliche Wohl der Gäste gesorgt ist. Am letzten Tag werden nur noch kleine Vorbereitungen wie die Bestuhlung und die Ausstattung mit technischen Geräten getroffen. Beamer, PC und Projektor müssen funktionieren, damit es nicht zu Verzögerungen kommen kann.

Spannung und Spaß auch bei langen Vorträgen
Sollte die Konferenz über mehrere Stunden gehen, dann ist es wichtig, den Gästen auch eine Pause zu gönnen, denn nur so kann man entspannen und wieder richtig zuhören. Die meisten Personen entscheiden sich auch über die Mittagszeit für einen Besuch in einem Restaurant. Hier lernt man sich besser kennen und auch etwas abschalten. Erst danach kann die Konferenz beendet werden und in den meisten Fällen kommt es auch noch einmal zu Rückfragen zu dem Thema und den genannten Details. Hier kann es bei einigen Themen auch sinnvoll sein, wenn man schon am Tag der Konferenz ein paar Unterlagen mit den wichtigsten Details zusammenstellt und diese dann an die Teilnehmer vor Beginn der Veranstaltung verteilt.

Sammeln von Informationen:
Sichten Sie Quellen, die für Ihr Thema relevant sind und konzentrieren Sie sich auf 2 – 3 Hauptquellen.
Lesen Sie diese Quellen und machen sich Notizen dazu.

Strategie überlegen:
Nun kommt es darauf an, welches Ziel Sie verfolgen und wer Ihr Plenum ist?
Was ist Ihr Ziel? Was wollen Sie den Zuhörern vermitteln?
Wollen Sie durch Argumente oder durch Fakten überzeugen?
Sind die Zuhörer eher auf Ihrer Seite oder müssen Sie mit Einwänden rechnen?

Gliederung:
Mit Beginn des Vortrages müssen Sie direkt das Interesse der Zuhörer wecken.
Danach sollten Sie dem Plenum aufzeigen wie Ihr Vortrag gegliedert ist und einen kurzen Einblick in das Themengebiet geben.

Visuelle Unterstützung durch Folien:
Achten Sie bei der Erstellung der Folien auf ein einheitliches Layout und eine einheitliche und ausreichende Schriftart und -größe.
Jede Folie sollte eine Überschrift tragen.
Wichtig! Lesen Sie die Folien nicht nur vor, sondern füllen Sie diese mit Leben in dem Sie zusätzliche Informationen geben und Beispiele aus der Praxis bringen.

Vorbereitung auf den Vortrag:
Halten Sie Ihren Vortrag vorher – wenn möglich – bereits vor Kollegen ab und lassen sich ein Feedback geben.
Machen Sie sich mit der Technik am Vortragsort vertraut.
Bevor Ihr Vortrag beginnt, sollten Laptop und benötigte Programme bereits gestartet sein.

Der Vortrag:
Lesen Sie nicht ab, sondern sprechen Sie frei.
Verwenden Sie kurze Sätze. Gerade zu Beginn ist dies wichtig, da zu diesem Zeitpunkt die Nervosität meist am grössten ist.
Versuchen Sie kleine Pausen zwischen den Sätzen einzubauen um das Gesagte beim Plenum ankommen zu lassen.
Sprechen Sie langsam! Wenn man aufgeregt ist, spricht man schneller.
Vermeiden Sie ‘Weichmacher’ wie z.B. ‘eigentlich’.

Zeit einhalten:
Überziehen Sie nicht Ihr Zeitbudget.
Legen Sie Ihre Uhr auf den Tisch und kontrollieren Sie sich.

Körpersprache:
Stellen Sie sich nicht mit dem Rücken zum Plenum um Ihre Folien abzulesen!
Stellen Sie Blickkontakt her und beachten Sie eine aufrechte Körperhaltung.
Unterstützen Sie Ihre Worte mit Gesten und Mimik

Fragen der Zuhörer:
Erkundigen Sie sich nach Ende Ihres Vortrages, ob es Fragen gibt.
Sollten Sie eine Frage nicht beantworten haben, sollten Sie sich für die Anregung
des Fragestellers bedanken.

Viel Erfolg!