Konferenzen richtig abhalten

Wer nicht mehr weiter weiß, der gründet einen Arbeitskreis
Jeder kennt das Problem, da wird man in ein Meeting eingeladen, die Hälfte der Kollegen erscheint mit Verspätung, dann gibt es, wenn überhaupt, eine nur notdürftig erstellte Agenda, Gespräche ufern aus, die Mehrheit der Beteiligten ist nur nickende Zuhörerschaft und einige Kollegen zeigen ihre negative Haltung indem sie auf dem Blackberry e-mails beantworten. Eine Konferenz zu organisieren kann eine echte Herausforderung für alle Beteiligten werden. Im Folgenden sollen daher einige Punkte aufgezählt werden, die helfen können eine Konferenz zielgerichtet und auch noch kurz zu halten.

Planung im Voraus:
Sie wollen eine Reihe wichtiger Leute an einen Tisch bringen und eine Entscheidung erhalten? Dann sollten zunächst auch die Entscheidungsträger auch geladen werden. Dabei sollte man darauf achten, dass vorab keine anderen Konferenzen stattfinden, die ggf. einen oder mehrere Teilnehmer binden. Die Einladung sollte schriftlich versandt werden und nicht unbedingt in einem Word-Dokument aufgeführt sein. Schreiben Sie die Agenda ruhig in die Einladung – so ist es für die Mehrheit einfacher den Termin im Auge zu behalten. Auch die Agenda sollte unbedingt klar sein. Drucken Sie unbedingt notwendiges Material aus und stellen es auch in hinreichender Zahl zur Verfügung, denn die Mehrheit der Teilnehmer hat sich im Vorfeld nicht mit den Informationen beschäftigt. Und wenn die Konferenz länger dauert, sorgen Sie für Fruchtsäfte und Obst statt nur den klassischen Muntermachern Kaffee und Tee

Das Meeting beginnt:
Zugegeben es fällt schwer – aber beginnen Sie pünktlich. Denn in der Regel sind es immer die gleichen Kollegen, die zu spät kommen um damit den anderen Wartenden klar machen zu wollen, wer wichtig ist und wer nicht. Beginnen Sie aber pünktlich, dann spricht sich das herum und so erziehen Sie die Kollegen. Einigen Sie sich vorab auf einen Gesprächsführer, der auch in der Lage ist, „Schwafler“ einzufangen. Auch sollten Sie dafür sorgen, dass das Gespräch nicht sofort zum schwierigsten Teilaspekt durchdringt, sondern klären Sie erst die einfachen Punkte. Schaffen Sie ein gemeinsames Verständnis. Und wer mal richtig innovativ sein möchte, der beginnt ein Meeting mit den Worten „Lassen Sie uns nicht darüber diskutieren, was nicht geht, sondern was wir machen müssen, damit es funktioniert“ und verpflichten alle Teilnehmer auch so zu argumentieren.

Gesprächsführung:
Erinnern Sie immer an das, worauf sich die Gruppe schon geeinigt hat und vor allem verhindern Sie verbale Ausschweifungen. Erinnern Sie immer wieder an die Agenda und den Zeitplan, denn in der Regel sind die wichtigsten Punkte bereits in den ersten Minuten gesagt. Visualisieren Sie auf Flipcharts und machen ggf. auch eine Pause.
Wer diese wenigen Regeln beherzigt, der wird feststellen, dass sich Konferenzen wesentlich einfacher führen lassen, weniger Zeit beanspruchen und in jedem Fall zielorientierter ablaufen.

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